ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
1. PLANEACIÓN
2. ORGANIZACIÓN
3. DIRECCIÓN
4. MOTIVACIÓN
5. COMUNICACIÓN
6. LIDERAZGO
7. CONTROL
8. EVALUACIÓN
Autores tanto clásicos como neoclásicos, definen las etapas del proceso administrativo desde diferentes posiciones, pero encontrándose en puntos comunes. El desempeño de esas funciones “ comunes “ es el que constituye el proceso administrativo como tal.
1. PLANEACIÓN
Función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y que debe hacerse para alcanzarlo. Empieza por la determinación de objetivos y detalla planes para alcanzarlos. Contempla una jerarquía a la hora de hacerlos realidad.
Objetivos Organizacionales
Políticas
Directrices
Metas
Programas
Procedimientos
Métodos Normas
La planeación como parte del proceso administrativo constituye un elemento complejo que esta relacionado con anticiparse al futuro, a veces incierto, y que se inicia con el objetivo de optimizar nuestra actuación en una tarea o de facilitar la resolución de un problema activa o previsible.
Cuando hablamos de planeación no nos estamos refiriendo a un constructo alejado de las situaciones que se nos presentan cada día, sino que esta íntimamente vinculada a los problemas que debemos resolver habitualmente en los diferentes ámbitos y roles que asumimos.
Estas situaciones nos hacen involucrar necesariamente las variables de los elementos constitutivos de cualquier situación. Allí se conjugan nuestras propias características como sujetos, las características de la tarea a resolver y los condicionantes contextuales en que desarrollamos nuestra acción.
Si bien es cierto que la planificación es un instrumento inseparable del acto de un estratega, ésta no garantiza el éxito en nuestra actuación, la consideración conjunta de todas las variables que inciden y pueden afectar al proceso con que nos enfrentamos, sí incrementa significativamente los niveles de probabilidad en la consecución de nuestros objetivos.
Tipos de Planeación:
Estratégica: proyectada a largo plazo. Definida por la cima organizacional.
Táctica: efectuada a nivel de departamento. A mediano plazo.
Operacional: efectuada para cada tarea, constituida por niveles programas, procedimientos y normas.
Tipos de Planes
Los relacionados con los métodos Procedimientos
Los relacionados con el dinero Presupuestos.
Los relacionados con el tiempo Programas.
Los relacionados con los comportamientos Reglamentos.
2. ORGANIZACIÓN
Es un conjunto de recursos tanto técnicos como humanos, con el ánimo de desarrollar una actividad determinada, cuyo fin último es la obtención de beneficios (sociales o económicos).
Como proceso administrativo : significa el acto de organizar las actividades, deben agruparse adecuada y de manera lógica. La autoridad se distribuye de manera que evite conflictos.
3. DIRECCIÓN
Según Pearce[1] es hacer que las cosas marchen y acontezcan. Es accionar y dinamizar la organización activa sobre el recurso humano.. La Función de la Dirección se relaciona directamente con la manera por la cual los objetivos deben alcanzarse por medio de la actividad de las personas que conforman la organización. Es una de las funciones mas complejas del proceso administrativo, ya que es aquella en la cual se influencia el grupo humano combinando aspectos como la comunicación el liderazgo, la motivación y la creatividad. De la misma manera se conjugan conceptos como el de autoridad y poder, como medios de influencia. El Poder significa potencial para influir, mientras que la autoridad se refiere al poder institucionalizado. Ella se delega a través de la descripción de los cargos organizacionales.
Dirigir es interpretar los planes para los demás, dar las instrucciones sobre como ejecutarlos en función de los objetivos a alcanzar.
4. MOTIVACIÓN
Motivar es estimular la voluntad a actuar, es impulsar hacia el logro de un objetivo. Para Motivar al grupo se requiere conocer a todos y cada uno de los compañeros del mismo, tanto en sus calidades humanas como profesionales ya que cada uno tiene sueños, objetivos, intereses y necesidades particulares, las cuales deben de tener un punto de encuentro común con los objetivos organizacionales. Para algunos individuos sus prioridades o factores motivacionales son la seguridad en el trabajo, para otros, la protección de los peligros, las condiciones de trabajo agradables, la dirección eficaz, el ser miembro de un grupo, la jornada y el salario justo, el prestigio.
Este conjunto de necesidades permiten clasificar los factores motivacionales en factores internos como son la autorrealización, el reconocimiento, la afiliación y el liderazgo que se le permita al individuo al interior de la organización y factores motivacionales externos como la necesidad de supervisión, la necesidad de trabajo en grupo, las condiciones de trabajo, la promoción y la comunicación, factores que dependen del ambiente organizacional.
5. COMUNICACIÓN
Según Garcia[2] “La comunicación es el proceso mediante el cual dos personas - como mínimocomparten una misma información, transmitida y recibida a través de un medio. La comunicación implica abrir las ventanas de nuestra conciencia y de nuestra personalidad y buscar los medios para que los otros sepan nuestras intenciones”
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN:
La comunicación está integrada por los siguientes elementos:
Emisor: Persona u organización que envía el mensaje, es quien inicia la comunicación, ya sea por escrito, hablada o por señales.
Receptor: Persona que recibe el mensaje, lo analiza, acepta o rechaza.
Mensaje: Es aquello que el emisor quiere que conozca el receptor, o dicho de otra manera: cuando el receptor asimila el contenido y lo convierte en respuesta.
Canal: es el vehículo a través del cual se envía el mensaje. Cualquier medio físico que nos sirve para transmitir un contenido. Ejemplo: la televisión, la voz humana, la radio.
Código: es el lenguaje o sistema de señales previamente convenido para poder entenderse.
Retroalimentación: cuando el emisor conoce la respuesta y la reacción que su mensaje produjo en el receptor.
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN:
Interferencia: presencia de un obstáculo que impide que la comunicación sea efectiva.
Distorsión: cambio en el contenido. Este puede ser consciente o inconsciente.
Filtración: cuando se toma solo una parte del contenido con algún interés
Bloqueo: cuando existe una muralla tan fuerte que todo intento de comunicación fracasa.
Los rumores: se consideran como elementos distorsionadores de la comunicación interpersonal.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
Verbal: Se hace por medio de la palabra hablada, donde el tono de la voz influye, es decir, que podemos expresar: tristeza, alegría, ira, autoritarismo, amabilidad, despotismo.
No verbal: puede ser visual, táctil, corporal, escrita.
En un sentido mucho más amplio, si analizamos los actos comunicativos que se realizan a diario entre los hombres, resulta interesante encontrar combinaciones de diversos tipos de comunicación: por ejemplo, en la emisión-recepción de un mensaje oral por radio podría distinguirse una comunicación lingüística, formal, unilateral, pública.
6. LIDERAZGO
Como afirma Arcos[3] “ Los líderes transformadores son aquellos que consiguen sacar el verdadero potencial de los demás y enfocarlos hacia un mismo objetivo, consiguiendo a su vez la realización personal de todos los componentes”3
Cuando se habla de organización, grupo social o unidad social, inmediatamente nos viene a la mente la noción de liderazgo. Sin embargo, no es fácil plasmar una definición exacta que cubra el verdadero sentido y razón de ser del liderazgo; por lo tanto, a continuación se presentan cinco premisas desde las cuales el lector puede formarse su propia idea de liderazgo o sacar su propia conclusión; ellas son:
EL LIDERAZGO COMO FUNCIÓN DE INTERACCIÓN ENTRE SITUACIONES Y PERSONALIDAD:
El liderazgo es un concepto que se aplica a la relación existente entre persona-situación para designar en que forma una o varias personas son colocadas en una situación o en un medio determinado de tal manera que su voluntad, sentimientos e inteligencia dirijan a otros al logro de ciertos fines.
EL LIDERAZGO EN FUNCIÓN DE LOS FINES DE UN GRUPO:
Es necesario partir de que todo grupo humano bien organizado trabaja en procura de unas metas y unos fines preestablecidos. Por lo tanto en la medida en que uno de sus integrantes contribuya a la realización de los objetivos del grupo, con mayor facilidad se le reconocerá como líder.
EL LIDERAZGO Y EL LÍDER COMO MIEMBRO DE UN GRUPO:
Una persona puede poseer excelentes cualidades y dar buenas soluciones, pero no podrá ser líder sino se asocia a un grupo.
EL LIDERAZGO EN FUNCIÓN DE LAS CUALIDADES PERSONALES:
El liderazgo también puede ser considerado en términos de las destrezas y habilidades que toda persona posee o puede llegar a poseer.
EL LIDERAZGO Y LA INFLUENCIA QUE SE EJERCESOBRE LOS MIEBROS DE UNAORGANIZACIÓN COMUNITARIA:
En esta oportunidad, la definición de liderazgo se restringe a la influencia que se tenga al interior de un grupo comunitario.
Tipos de Liderazgo:
LIDERAZGO AUTOCRÁTICO: En este tipo de liderazgo todas las directrices de la organización como los procedimientos son fijados por el líder.
LIDERAZGO PATERNALISTA:
Se inscribe dentro del liderazgo autocrático. En contraste con el liderato autoritario este líder se interesa realmente por el grupo, a toda hora desea verlos contentos, los alaba o critica y raramente es severo.
El líder paternalista esta siempre a la expectativa de que el grupo le refiere todos los detalles de su trabajo y todas sus preocupaciones; a cambio de su desvelo y dedicación por el grupo, exige completa lealtad y benevolencia.
LIDERAZGO NO INTERVENCIONISTA:
Es conocido también como liderazgo de “dejar hacer”. Su filosofía es dejar obrar a los demás e intervenir lo menos posible. Deja la mayor libertad a los miembros del grupo. En este tipo de liderazgo no se presentan soluciones, no se aprueba ni desaprueba, no hay toma de decisiones, su responsabilidad únicamente consiste en responder si es interrogado y comunicar al grupo solo las informaciones estrictamente necesarias.
LIDERAZGO DEMOCRÁTICO:
En este estilo de liderazgo el grupo mismo es el punto de convergencia y no el líder . El líder procura intervenir y clasificar los objetivos y se comporta mas como un consejero que como la persona poseedora de la decisión y la solución. En igual forma el líder democrático efectúa un numero mas elevado de interrelaciones con los miembros del grupo y se ocupa de los intereses del mismo. En los grupos de liderazgo democrático las conversaciones giran en torno a la vida misma del grupo, de sus actividades y proyectos y cada uno de los integrantes manifiesta un gran interés por la solución de los problemas comunes
.
LIDERAZGO TRANSFORMATIVO:
Cuando el liderazgo se convierte en la clave del éxito organizacional y hace que las personas que dirigen las organizaciones sean las que impulsan a la demás gente a la acción y quienes transforman seguidores en líderes y quienes pueden convertir líderes en agentes de cambio estamos frente al liderazgo transformativo.
LIDERES:
Los lideres son aquellas personas que juegan el papel de liderazgo dentro de una organización o comunidad. En este sentido el líder se define como el miembro de un grupo que ejerce una influencia mas positiva sobre los otros que la que estos ejercen sobre él.
CARACTERISTICAS DEL LÍDER:
Capacidad para resolver situaciones.
Capacidad para la acción.
Confianza en si mismo.
Integración y equilibrio de la personalidad.
Deseo de mando.
Empatía y sensibilidad interpersonal.
Capacidad de adaptación.
Capacidad para ejercer influencia, control, poder y autoridad.
Buena voluntad y constante deseo de servir.
Sentido de responsabilidad e integridad moral.
Conciencia y análisis de los problemas comunes.
7. CONTROL
Controlar es averiguar lo que se está haciendo, comparar los resultados con lo que se esperaba y aprobar o desaprobar los mismos para ejercer una función correctiva.
Su finalidad es asegurar que los resultados de aquello que se planeó, organizó y dirigió se ajusten tanto como sean posible a los objetivos previamente establecidos. El Control acompaña todas las etapas del proceso administrativo.
El control tiene dos objetivos : la corrección de errores y la prevención de los mismos. Mirado de esta manera no se le puede mirar como una herramienta punitiva , sino de acompañamiento al proceso de gestión, para garantizar que las cosas salgan bien, de acuerdo a lo planeado. El control se basa en el principio de la excepción. Se debe concentrar la atención en todo aquello que se salga del estándar. El control es un proceso cíclico en el que se diferencian las siguientes etapas:
Establecimiento de Modelos o estándares a seguir (estándares de calidad, de cantidad, de tiempo, de costos)
Evaluación del Desempeño: Medir lo que se está haciendo.
Comparación del desempeño con el estándar establecido.
Acción Correctiva: Es la corrección de la variación con respecto al estándar.
Existen dos tipos de controles, los efectuados sobre las personas y los efectuados sobre las cosas, ya sean máquinas, equipos, procedimientos. Estos controles se establecen con relación a los indicadores de gestión trazados en cada una de las áreas de la organización
Como mecanismos de control se pueden utilizar algunas técnicas aplicadas a la planeación como son:
Diagramas de Grantt: o de columnas donde se establece la información necesaria para la ejecución del proyecto.
Técnica de Trayectoria: Cuyo objetivo es acortar la duración de los procesos.
Control de los presupuestos y estados financieros.
Técnica PERT( Program Evaluation and Review Technique): que permite comparar lo planeado con lo ejecutado mediante un diagrama cronológico), entre otras.
El control indaga los métodos utilizados en la ejecución, la cantidad y calidad del trabajo, la actitud de los empleados a sugerencias, , las actividades generales de cada departamento y el comportamiento de los consumidores, entre otros.
Existen tres tipos de control: uno preventivo que permite al director anticiparse a un posible error, uno concurrente, que permite corregir el error en el momento mismo en que ocurre y un control de retroalimentación, posterior a la falla.
8. EVALUACIÓN
Da cuenta del quehacer cotidiano y retroalimenta la gestión en forma permanente. Evaluar es darle mérito o valor a una actividad.
Klineberg define la evaluación como “un proceso que capacita al administrador para descubrir los efectos de su programa y con ello hacer ajustes progresivos con el fin de alcanzar sus metas de manera efectiva”
Previamente el administrador o gestor debe decidir que es lo que se va a lograr con la evaluación. La administración formula los objetivos, las metas, las estrategias a desarrollar para alcanzarlos. De ahí se establecen los mejores medios, métodos, técnicas e instrumentos , para obtener evidencias que midan los eventos, situaciones y comportamientos que se desean evaluar y por último, se analiza la información recolectada, se interpreta y se proponen las recomendaciones respectivas. Para ello se consideran algunos factores externos tales como, los estándares del medio, las condiciones ideales, la reglamentaciones o plataforma jurídica en la que se desarrolla, estudios anteriores y la opinión pública entre otros.
Tipos de evaluación:
La Autoevaluación: Donde cada miembro del grupo evalúa su propio rol y el de su equipo.
La Heteroevaluación: Hecha por un agente externo a la institución.
La Meta evaluación: Es el mecanismo de criticar constructivamente o evaluar tanto los diseños como los procesos.
Podemos decir entonces, que la función de un administrador es lograr que las cosas se hagan bien a través de las personas.
Ahora bien, para nuestra especificidad, la administración, como elemento de formación del profesional de la actividad física, debemos pensarla en nuestro quehacer cotidiano y nuestra forma de intervención en esta área específica del conocimiento.
La administración se plantea como la herramienta para tomar decisiones desde el punto de vista del manejo de los recursos humanos, financieros, políticos y sociales que atañen a una organización.
APLICAR ENTONCES TODO ESTE ENGRANAJE A NUESTRA ESTRUCTURA DEPORTIVA
Es lógico pensar que en nuestro medio, en nuestras instituciones sea la misma persona la que generalmente tiene encomendadas las funciones de gestión y dirección. Para ejercer dichas funciones se deberá partir de un conocimiento de la organización, para ello debemos indagar sobre una serie de factores como :
Tiene buena reputación la instalación que dirige o va a dirigir?
Se le conoce dentro del mundo deportivo?
Es reconocida la calidad de sus servicios?
Es vista por otras organizaciones como una institución competitiva?
Encaja usted dentro del perfil de dicha institución?
Se ve a los empleados satisfechos?
Para este tipo de análisis es necesario por tanto estudiar la organización desde varios puntos de vista:
1. Evaluar la imagen externa en cuanto a : servicios, instalaciones, equipamiento y personal.
2. Evaluar el estado físico de las instalaciones
3. Evaluar las condiciones laborales del personal
4. Evaluar completamente los programas que se ofertan.
Estas reflexiones nos llevarán a definir la selección del personal, los programas de formación del mismo, la definición de los programas según el comportamiento de la oferta y la demanda, el trato específico con los usuarios o beneficiarios. Definición del tipo de instalaciones requeridas e implementación, tipo de estratos y relación con el personal, tipo de marketing a seguir, en fin establecer una cultura de empresa, una cultura organizacional.
[1]PEARCE,J.A. y ROBINSON, R.B. (1988). Citado por SACRISTAN, Carmen Alberto y Otros. Gestión y Dirección de Empresas Deportivas. Teoría y Práctica.Editorial Gymnos. Madrid.1996
[2]GARCIA ZAPATA, Francisco Javier.Instituto Universitario de Educación Física.Memorias Capacitación de Líderes comunitarios INDER. U de A.1997
[3]MAESTRO ARCOS, Juan Carlos. En busca de tu estrella polar. Editorial Penta. La Coruña. 1998
